Jak nowoczesne technologie mogą pomóc przetrwać ewentualną recesję

Dużo mówi się o spowolnieniu gospodarczym i recesji. Doniesienia z rynków zagranicznych i szalejąca inflacja nie nastrajają pozytywnie. Eksperci podnoszą alarm i informują o tym, że czekają nas cięższe czasy. Niezależnie od tego czy zgadzamy się z ich ekspertyzami czy opiniami, uzasadnionym jest ciągłe przyglądanie się rynkom i zadawanie pytań, które pomogą nam nie tylko zabezpieczyć nasz biznes i osoby, które dla nas pracują, ale mimo trudności dalej się rozwijać.

Nauka płynąca z przeszłości

Wiele o kryzysie nauczyliśmy się w ostatnich latach na przykładzie pandemii. To ona zmieniła nasz krajobraz i sposób w jaki pracujemy. Wśród opinii publicznej można spotkać wiele komentarzy, które to właśnie Covid-19 wskazują jako główny czynnik transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Transformacja, zapowiadana lata temu, miała być rewolucją, a okazała się zwyczajnie powoli pełzającą machiną, która, gdyby nie zmiany naszego trybu życia w 2020 roku, nie wiadomo czy kiedykolwiek by się wydarzyła.

Firmy, które postawiły na cyfryzację swoich przedsiębiorstw odczuły mniejsze skutki negatywnej sytuacji, która miała miejsce na świecie. Jednak to nie pierwszy raz, kiedy technologia pomagała przedsiębiorcom w trudnym globalnie czasie. W artykule z 2018 roku Brad Hershbein (z Upjohn Institute for Employment Research) i Lisa B. Kahn (z University of Rochester) porównali ponad 100 milionów internetowych ofert pracy z lat 2007-2015 z danymi ekonomicznymi. Chcieli sprawdzić w jaki sposób Wielka Recesja wpłynęła na poszukiwane przez pracodawców umiejętności. Badając ogłoszenia odkryli, że w miastach najsilniej dotkniętych recesją odnotowano większe zapotrzebowanie na wysokiej klasy umiejętności techniczne. Wzrost popytu był częściowo spowodowany tym, że w trakcie recesji, firmy zaczęły jeszcze mocniej inwestować w technologię.

Ekonomiści twierdzą, że dzieje się tak w głównej mierze dlatego, że w czasach spowolnienia alternatywny koszt adaptacji narzędzi i usług związanych z technologiami informatycznymi są niższe niż w tych z dobrą koniunkturą. Kiedy gospodarka jest w świetnej kondycji, firmy skupiają się na tym by produkować jak najwięcej. Kiedy mniej osób jest skłonnych kupować to co sprzedają, a procesy operacyjne nie muszą być już utrzymywane na swoim maksymalnym poziomie wydajności, transferuje to (bez tłumienia sprzedaży) część finansów, ale także energię, w inicjatywy związane z technologią.

Skupienie się na danych przedsiębiorstwa

Technologia może sprawić, że firma będzie bardziej transparentna, elastyczna i efektywna. Według Katy George z firmy McKinsey, pierwszym powodem, dla którego warto nadać priorytet transformacji cyfrowej przed lub w trakcie spowolnienia gospodarczego, jest to, że analityka może pomóc kierownictwu lepiej zrozumieć biznes, jak wpływa na niego recesja i gdzie jest potencjał do ulepszeń operacyjnych.

Każde przedsiębiorstwo w jakiś sposób kolekcjonuje i przetwarza dane na swój temat. Ich zrozumienie i analiza mogą prowadzić do niesamowitych wniosków.

Osobiście uważam, że warto polegać na danych, a nie na poglądach czy stanowisku innych osób. Ciężko jest spotkać w życiu osoby, które posiadają własne opinie. Albo będą to kopie myśli innych osób, albo niechęć do dzielenia się nimi ze względu na to, że mogą być one albo kontrowersyjne, albo źle zrozumiane.

Opinie mogą być też subiektywne, a do obiektywizmu mogą zaprowadzić nas niczym niepodważalne dane. Dlatego warto przede wszystkim zwrócić uwagę właśnie na nie i na ich podstawie wyciągać wnioski.

Na początku może wydawać się, że firma nie kolekcjonuje żadnych istotnych informacji, ale po głębszej analizie nietrudno znaleźć wręcz całe „jeziora danych”. Dla przykładu – miałem całkiem niedawno spotkanie z jedną z kancelarii prawniczych, której pomagałem w skalowaniu biznesu z mikro kancelarii do dużego zespołu. Rozmawialiśmy o problemach z jakimi się mierzą i doradzaniu w sprawach związanych ze strukturą i metodykami pracy. W pewnym momencie zacząłem zadawać pytania o to jakie dane kolekcjonują w swojej organizacji. Z początku padały odpowiedzi, że oprócz danych finansowych i tych o swoich klientach to niczego konkretnego nie posiadają. W trakcie dalszej rozmowy i analizy doszliśmy do wniosku, że takie informacje jak:

• ogólna liczba spraw w roku,
• sprawy, którymi aktualnie się zajmują,
• czas jaki poświęcają na każdą z nich,
• czas jaki poświęcają na wysyłkę dokumentów,
• rozmowy telefoniczne itd.

są przez nich możliwe do prostego otrzymania i zwizualizowania. Menadżerowie firmy szybko rozumieli, że już na samej podstawie tych stosunkowo prostych danych jesteśmy w stanie wiele dowiedzieć się o kondycji przedsiębiorstwa i potencjalnych miejscach do usprawnień. Dopiero to otworzyło oczy na to, że firma kolekcjonuje jeszcze inne, przydatne informacje.

Wielokrotnie miałem także spotkania z menadżerami firm, które wytwarzają dobra fizyczne. Opowiadałem na nich, że możemy mierzyć dane pochodzące z linii produkcyjnej, a prowadząc ich analizę wyłapać newralgiczne punkty które np. prowadzą do niepotrzebnych przestojów lub zwiększają ryzyko późniejszych reklamacji czy awarii produkowanych przez nich sprzętów. Opowiadałem także o tym, że możemy gromadzić dane pochodzące z logistyki, czy nawet domów klientów, w których to korzystają oni z naszych rozwiązań (o niebezpieczeństwach tego zagadnienia pisałem w artykule dotyczącym Internetu Zachowań). Dzięki temu uzyskamy prawie nieograniczone źródło danych do analizy, predykcji i wdrażania ciągłych usprawnień, które pozwolą nam trafiać idealnie w potrzeby naszej grupy odbiorczej. Co ważne, nie trzeba mieć do tego najnowszych maszyn w fabryce. Z pomocą mogą przyjść nam urządzenia Internetu Rzeczy, czujniki i dedykowane oprogramowanie zamówione np. w software housie.

Dzięki danym możemy także wprowadzić programy doskonałości operacyjnej, zachować ciągłość produkcyjną, udoskonalać procesy, ulepszyć obsługę klienta i jego wsparcie, czy lepiej prognozować sprzedaż.

Firmy, które pragną wykorzystać dane muszą skupić się na ich konsolidacji z różnych źródeł, podjęciu się próby ich wizualizacji, analizy i w końcu próby ich monetyzacji.

Kiedy mamy już zebrane ogromne ilości informacji z różnych źródeł nie sposób jest analizować je ręcznie. Warto wówczas zadbać przede wszystkim o ich wizualizację. Kiedy zaś danych jest naprawdę dużo – z pomocą przyjdzie nam sztuczna inteligencja oraz rozwiązania chmurowe. Rozwiązania te przyspieszą analizę i syntezę danych, a nam łatwiej będzie wyłapać to co nas interesuje w zakresie podjęcia ważnej decyzji biznesowej.

Automatyzuj co się da by móc skupić się na tym co naprawdę ważne

Jako organizacje powinniśmy skupić też swoją uwagę na “samofinansujących się” projektach. Jest to między innymi wspomniane wcześniej podejmowanie decyzji na podstawie danych, ale także co ważne – automatyzacja zadań.

Wykonywanie tych samych, powtarzalnych czynności w codziennej pracy da się przerzucić na komputery. Uwalnia to ogromne ilości czasu wśród pracujących osób i pozwala wykorzystać ich potencjał w miejscach, gdzie naprawdę się on przydaje. Pracownicy będą mieli więcej czasu na skupienie się na zadaniach, które stanowią dla nich wyzwanie, są stymulujące, kreatywne i dają im szansę wywierania wpływu na organizację. Wszystko to prowadzi do zwiększonej satysfakcji z wykonywanych działań.

Automatyzacja procesów dążyć będzie do centralizacji informacji i zwiększenia ich przejrzystości, a także zmniejszy potrzebę powtarzalnej komunikacji, jednocześnie promując transparentne dzielenie się informacjami w całej organizacji.

Trudno jest całkowicie zautomatyzować zadania czy procesy w firmie, dlatego w większości organizacje automatyzują tylko część procesów biznesowych i łączą je z tymi prowadzonymi ręcznie. Do najbardziej popularnych zalicza się: raportowanie danych, wysyłkę faktur, czy obsługę klienta (np. chatbot, który potrafi odebrać zapytanie, zrozumieć problem i połączyć klienta z rozwiązaniem).

Wysoko klasyfikuje się także rekrutacja. Sprawdzanie kandydatów podczas zatrudnienia za pomocą specjalnych narzędzi wyszukujących informacje w Internecie stało się już w wielu firmach czymś naturalnym (pytanie czy etycznym). Można też zautomatyzować odcinek procesu, np. gdy kandydat przechodzi do kolejnego etapu rozmów. Wówczas automat sam sprawdzi dostępność specjalistów, ustawi termin spotkania i poinformuje wszystkich zainteresowanych. W najprostszym przypadku to zintegrowane za pomocą Zapiera: formularz, system ATM, kalendarz i Slack.

Inwestuj w kompetencje i nie przestawaj testować

Z danych rynkowych, ale także moich własnych doświadczeń i obserwacji wynika, że firmy, które chcą wdrażać nowoczesne technologie do swoich przedsiębiorstw często nie wiedzą jakie kroki powinny wykonać. Brak wykwalifikowanych inżynierów na pokładzie, lub ich zdecydowanie za mała ich ilość sprawia, że większość pomysłów jest nadal w sferze planowania albo trafiła do zamrażarki czekając na lepsze czasy. Zdarza się też, że przedsiębiorstwa są w takim momencie swojego rozwoju, że koniecznych wdrożeń i pomysłów jest tak wiele i są tak kosztowne, że nie wiadomo zupełnie jakie priorytety nadać konkretnym potrzebom. Dodatkowo duża doza niepewności sprawia, że nie mają one pewności czy wdrażane rozwiązania przyjmą się w organizacji. Wydanie pieniędzy na coś co nie przyniesie wymiernych skutków budzi strach i wątpliwości u kadry zarządzającej. Dlatego w takim przypadku jestem ogromnym zwolennikiem szybkiego testowania założeń za pomocą osób odpowiedzianych za dany proces w firmie z wykorzystaniem prostych narzędzi, a dopiero potem sukcesywną ich rozbudowę, lub ewentualnie uznanie, że pomysł był chybiony.

Zakładając, że chcielibyśmy uruchomić wiele projektów pilotażowych na raz, powinniśmy zastanowić się dla których z nich da zbudować się produkty minimalnie gotowe (o tym czym są takie produkty piszę szerzej w swojej książce, którą można pobrać tutaj). To aplikacje, które mimo prostoty przynoszą wartość od pierwszego dnia po ich uruchomieniu.  Możemy także spróbować skierować odpowiedzenie osoby na kursy (można też kupić książkę, obejrzeć materiały na YouTube) z narzędzi low-code i no-code (czyli takie, które umożliwiają „wyklikanie” aplikacji). Idąc w tym kierunku możemy w szybki sposób tworzyć prototypy lub automatyzować kawałki procesów przez osoby mniej techniczne (oczywiście bardziej skomplikowane elementy integracyjne mogą nadal wymagać pomocy inżyniera).

Dzięki szybkiemu wdrożeniu kadra menadżerska lub osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie danego procesu w firmie są w stanie w przeciągu kilku dni czy tygodni sprawdzić i przeanalizować sens rozwiązania, przetestować go w realnym środowisku, a w przypadku powodzenia postawić na dedykowane rozwiązanie tworzone przez doświadczony zespół.

Nowoczesne technologie to nie wszystko. Pamiętaj także o ludziach

W 2017 roku Raffaell Sadun (z Harvard Business School), Philippe Aghion (z Collège de France), Nicholas Bloom, Brian Lucking (ze Stanford) oraz John Van Reenen (z MIT) sprawdzili, jak struktura organizacyjna wpływa na zdolność firmy do radzenia sobie ze spowolnieniem gospodarczym. Badacze oparli się w głównej mierze na danych z ankiety „World Management Survey” skierowanej do producentów, które zawierały odpowiedzi na pytania o to, jak dużą autonomię mają menadżerowie w zakresie dokonywania inwestycji, wprowadzania nowych produktów, podejmowania decyzji dotyczących sprzedaży i marketingu oraz zatrudniania pracowników.

Okazało się, że organizacje delegujące podejmowanie decyzji do osób będących najbliżej obszarów firm, w których pracują (inaczej mówiąc – w dół hierarchii), były w stanie lepiej dostosować się do zmieniających się warunków. Firmy te były dużo bardziej odważne w dostosowywaniu oferty produktowej w odpowiedzi na zmiany popytu a tym samym bardziej odporne na kryzys.

Zachęcam więc do rozmowy z osobami będącymi najbliżej danych obszarów w organizacji. Poprośmy ich o podzielenie się tym jak widzą organizację i gdzie są newralgiczne miejsca do poprawy. Decentralizacja odpowiedzialności da nam komfort podejmowania decyzji za pomocą fachowej wiedzy.

Do brzegu

Myśląc o trudnych czasach, najlepsze co możemy zrobić to zachować spokój. Skupić się na podejmowaniu ważnych decyzji biznesowych, dbać o ludzi i wspólnie z nimi planować z wyprzedzeniem i przeciwdziałać możliwym problemom. W końcu przychodząc na ważne wydarzenie lepiej jest być już przygotowanym niż przebierać się przy wszystkich innych już tam przybyłych. Pamiętajmy też, że nawet jeżeli dojdzie do kryzysu czy spowolnienia gospodarczego, będzie to sytuacja przejściowa.