Ustalanie priorytetów jest niezbędne, abyśmy byli w stanie osiągać wyznaczone cele, zwłaszcza w miejscu pracy. Obejmuje ono proces porządkowania zadań pod kątem ich ważności, pilności i znaczenia dla osiągnięcia pożądanego rezultatu.

Sposób, w jaki ustalamy nasze priorytety w pracy (i nie tylko), wpływa na powodzenie realizacji zadań i projektów, a także zaangażowanie zespołów. Właściwa priorytetyzacja to również kluczowa umiejętność każdego lidera. Jest ona szczególnie konieczna do opanowania przez menadżerów średniego i wysokiego szczebla oraz kierowników projektów (w tym technicznych).

Wyznaczanie priorytetów pomaga także w zarządzaniu poziomem stresu, ponieważ jeśli są one ustawione właściwie, to skupiamy się na najważniejszych zadaniach. To z kolei zwiększa naszą produktywność, o której to opowiem w swoim kolejnym artykule.

Dane dotyczące priorytetyzacji zadań

Kiedy spojrzymy na literaturę i artykuły związane z zarządzaniem zadaniami czy całymi projektami, możemy odnieść wrażenie, że powiedziano już na ten temat wszystko. Nie powinniśmy mieć zatem żadnych problemów z ustalaniem priorytetów.

Jednak dane są nieubłagane i pokazują, że nie jest to tak do końca prosty proces. Mimo świadomości problemu i ogromnej potrzeby realizacji zadań wedle przypisanych im priorytetów nadal:

spędzamy jedynie 40% czasu pracy na naszych głównych zadaniach / realizacji celów.

W dodatku okazuje się, że nawet tego czasu nie wykorzystujemy efektywnie, ponieważ:

aż 41% naszych zadań nigdy nie zostaje ukończonych.

Mało tego, jedynie 20% osób przeprowadza audyt czasu, aby faktycznie sprawdzić swoją produktywność. I co najważniejsze:

85% osób przyznaje, że nie wie, jak ustalać priorytety.

Metody priorytetyzacji zadań, które działają

Pokażę teraz kilka różnych sposobów na to, jak możemy priorytetyzować zadania, a z których to sam korzystam. Właśnie dlatego nie opiszę tutaj metody Effort, Impact czy Must‑haves, Should‑haves, Could‑haves i Won’t‑haves, lecz skupię się jedynie na tych rozwiązaniach, które dadzą nam natychmiastową ulgę.

Statystyki dotyczące zarządzania sobą w czasie pokazują, że aż 88% osób, które nie wyznaczają celów, nie osiąga wyników w swojej pracy.

Niezależnie, z której metody będziemy korzystać, zanim zaczniemy ustalać priorytety, usiądźmy i zastanówmy się nad naszymi terminami, zasobami, jakie posiadamy i konsekwencjami, które mogą się wydarzyć, jeśli ustalimy priorytety źle lub nie zrobimy tego w ogóle.

Pamiętajmy też o zasadzie Pareto mówiącej, że spośród rzeczy, które robimy w ciągu dnia, tylko 20% daje 80% naszych wyników.

Uporządkowana priorytetyzacja

Uporządkowana priorytetyzacja to proces dla osób, które lubią porządek oraz pełną kontrolę nad tym, co robią. Pomaga ona uporządkować duże ilości skomplikowanych zadań.

Według jednego z badań 28% osób stosujących technikę “radzę sobie z tym, co nadejdzie” uważa, że ich praca nigdy nie jest pod kontrolą.

Metoda, z której często korzystam, składa się z kilku rozbudowanych kroków.

Wypisujemy wszystkie zadania

Zbieramy wszystkie nasze zadania do jednej listy (najlepiej w formie tablicy Kanban). Tablica może składać się z pozycji takich jak:

  • Do przejrzenia / Nowe – tutaj wrzucamy wszystkie nasze zadania
  • Pilne
  • Ważne
  • Mniej ważne
  • W trakcie
  • Usunięte (z opisem dlaczego, żebyśmy na przyszłość nie zapomnieli)
  • Oddelegowane
  • Skończone
Planowanie i realizacja zadań

Dzielimy zadania na trzy kategorie

Rozdzielamy zadania z pierwszej kolumny na:

  • pilne,
  • ważne,
  • mniej ważne.
Kanban trzy kolumny

Co istotne, nie ulegamy pokusie, żeby długo leżące rzeczy, które są mniej ważne, stały się tymi zadaniami o wyższym priorytecie.

Oceniamy wartość zadań z każdej kolumny

Następnym krokiem jest ocena wartości zadań z każdej kolumny pod względem tego, jaki mogą one mieć wpływ na organizację, cel, projekt, produkt lub klienta (do wyboru) oraz jak duży wysyłek będziemy musieli zrobić, by wykonać pracę.

Możemy wyobrazić sobie, że jesteśmy wielkim olbrzymem, który chciałby posprzątać swoje podwórko z zalegających na nim kamieni. Najpierw zaczęlibyśmy od tych dużych. Dzięki temu, że posprzątamy je w pierwszej kolejności, możemy odkryć, że pod nimi leży jeszcze kilka mniejszych, których normalnie byśmy nie zauważyli.

Im większe oddziaływanie na realizację celu ma zadanie, tym większą wartość mu nadajemy, a tym samym wyższy priorytet. Następnie, jeżeli są zadania, które mają taki sam wpływ i wartość, porządkujemy je według szacowanego wysiłku, jaki musimy w nie włożyć i te najprostsze do wykonania realizujemy w pierwszej kolejności (można też odwrotnie, ale tylko, jak mamy wysokie morale).

Reasumując, nasze zadania możemy skategoryzować na:

  • głazy – zadania o wysokiej wartości, ale wymagające niewielkiego wysiłku do ich wykonania (nie przywiązujmy wagi do tego, że głazy są ciężkie, tutaj są jedynie symbolem),
  • kamienie – zadania o wysokiej wartości i wymagające dużego wysiłku,
  • kamyki – zadania o niskiej wartości i wymagające niewielkiego wysiłku,
  • i ziarenka piasku – niska wartość i duży wysiłek.
Podział na wartość i wysiłek

Jeżeli jakieś zadanie wymaga kooperacji z innymi, a obecnie nie posiadamy w zespołach osób zdolnych do pracy nad zadaniem o wysokim priorytecie, staje się ono zadaniem o niższej randze.

Robimy ponowny przegląd

Jeżeli zadań na naszej liście jest dużo, wówczas wszystkie te, które oznaczymy jako piasek, mogą zostać pominięte albo po prostu trafić do kosza.

Oddelegowujemy to, co inni mogą zrobić za nas lepiej. Nieważne, jak kuszące może wydawać podejmowanie się każdego zadania, delegowanie lub outsourcing niektórych obowiązków w rzeczywistości prowadzi do większej wydajności i pomaga budować zaufanie zespołu. Nie zapominajmy tylko, aby przed oddelegowaniem określić priorytet danego zadania. Często spotykam się z tym, że część osób na samym początku przeglądania/kategoryzowania zadań określa, czy dane zadanie jest możliwe do oddelegowania. Nie jestem fanem tego podejścia właśnie ze względu na to, że nigdy nie wracamy później, by jasno określić, jak ważne z naszego punktu widzenia jest to zadanie.

Planowanie i realizacja zadań

Następnie przechodzimy do planowania. To, co możemy, umieszczamy w naszym kalendarzu tak, by zaplanować dokładnie czas na realizację zadań. Zapewniona przestrzeń na zadanie w ciągu dnia zwiększa naszą produktywność. Ostatecznie nasza tablica może wyglądać w taki sposób:

Planowanie i realizacja zadań

Priorytetyzacja dla lubiących matematykę i arkusze

Znalazłem jakiś czas temu, bardzo fajny artykuł dotyczący tego, jak ułatwić określenie priorytetu zadań, gdy nie jesteśmy pewni, jak je sklasyfikować. Autor tekstu w głównej mierze odnosi się do prac nad produktami, ale zaproponowane przez niego metody mogą przydać się także w naszej codziennej pracy. Szczególnie spodobają się tym, którzy nadal do zarządzania swoimi zadaniami korzystają z arkuszy.

Odsetek organizacji korzystających z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania projektami wynosi 67%.

Wartość dla każdego z zadań bardzo łatwo jest ustalić dzięki tej metodzie. Składa się ona z trzech prostych kroków, podczas których musimy określić:

  1. Jakie korzyści dla klienta/produktu ma wykonanie zadania. W tym celu używamy metody punktacji, gdzie X > Y > Z, to np. X = 30, Y = 20, Z = 10 punktów.
    • Natychmiastowa korzyść: X
    • Korzyść krótkoterminowa: Y
    • Korzyść długoterminowa: Z
  2. Jaki wpływ na klienta/produkt ma niewykonanie zadania. Podobnie jak wcześniej A > B > C
    • Natychmiastowy wpływ: A
    • Wpływ krótkoterminowy: B
    • Wpływ długoterminowy: C
  3. Jaki jest wysiłek związany z wykonaniem zadania. Jest to szczególnie ważne, ponieważ zasoby organizacji są zawsze ograniczone. Aby scharakteryzować nakład pracy, można użyć kategorii P > Q > R:
    • Niski: P
    • Średni: Q
    • Wysoki: R

Po przypisaniu wyniku ilościowego do każdego z elementów wykonujemy działanie:

(X|Y|Z) − (A|B|C) + (P|Q|R)

Zadania, których wynik jest bliższy 0, powinny być realizowane w pierwszej kolejności.

priorytetyzacja arkuszami

Priorytetyzacja za pomocą odwróconej kolejności.

Metoda ta jest bardzo prosta w swoim działaniu i niesamowicie przystępna. Dzięki niej da się priorytetyzować w zasadzie wszystkie nasze codzienne działania.

33% osób korzysta z listy rzeczy do zrobienia (to-do), aby zarządzać swoimi zadaniami i sobą w czasie.

Nie jestem przekonany, czy powinniśmy używać tego rozwiązania do bardzo skomplikowanych działań mogących mieć wpływ na całą organizację, ale jeżeli trzymamy swoje zadania na jednej dużej liście, to zdecydowanie pomoże ono w ułożeniu ich kolejności. Ja kto działa?

  1. Robimy dwie listy. Na pierwszej z nich zapisujemy wszystkie nasze zadania. Druga lista pozostaje pusta.
  2. Następnie szukamy na pierwszej liście pozycji, o której wiemy, że (absolutnie) nie zostanie wykonana albo nie możemy jej teraz zrealizować. Po prostu takiej, o której wiemy, że musi poczekać.
  3. Zapisujemy tę pozycję na drugiej liście, a z pierwszej się jej pozbywamy.
  4. Następnie powtarzamy punkty 2-3, aż pierwsza lista zostanie całkowicie skreślona.
  5. Ostatni krok polega na tym, że wszystkie z drugiej listy wykonujemy w odwrotnej niż spisana kolejności.
Prosta priorytetyzacja zadań

Priorytetyzacja za pomocą macierzy Eisenhowera

Eisenhower był 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych. Sprawował swój urząd przez dwie kadencje w latach 1953‑1961. Był swoistym mistrzem priorytetyzacji i produktywności, ponieważ podczas prezydentury uruchomił programy związane m.in. z:

  • powstaniem Internetu (DARPA),
  • zdobyciem przestrzeni kosmicznej (NASA),
  • systemem kontroli lotów,
  • oraz pokojowym wykorzystaniem alternatywnych źródeł energii.

Prezydent mawiał, że:

„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Natomiast twarde dane z raportów mówią, że:

przeciętny pracownik spędza 51% każdego dnia pracy na zadaniach o niskiej lub zerowej wartości.

Aby odróżniać pilność od ważności, Eisenhower stworzył bardzo prostą macierz.

Priorytetyzacja za pomocą macierzy Eisenhowera

Jak z niej korzystać? To łatwe.

  • Pilne i ważne? Robimy.
  • Pilne i nieważne? Delegujemy.
  • Niepilne i ważne? Zaplanujmy to.
  • Niepilne i nieważne? Wyrzucamy do kosza.

Mamy wiele rzeczy, które są pilne i ważne? Wybieramy jedną, robimy ją i potem robimy następną. Cała filozofia.

Wnioski

Nie sposób ukryć tego, że priorytetyzacja zadań wpływa bezpośrednio na naszą produktywność. Z kolei ta jest jednym z kluczowych czynników, dzięki którym zarówno my, jak i nasze organizacje odnoszą sukces. Jak pokazują badania:

W wyniku wyższego poziomu produktywności pracowników zyski w firmach rosną średnio o 21%.

Firmy potrzebują pracowników, właścicieli i menadżerów, którzy dostarczają dużo wartościowej pracy w określonym czasie. Inaczej nie są w stanie konkurować z innymi i wdrażać szeroko pojętej innowacyjności.

Osoby, które nie wiedzą, jak priorytetyzować swoje zadania, spędzają średnio 39% czasu, który poświęcają na ich wykonanie, stresując się z powodu obciążenia pracą.

To bardzo dużo. Dlatego serdecznie namawiam do tego, aby nie czekać i jak najszybciej uporządkować otaczającą nas rzeczywistość.

Skoro wiemy już, jak zarządzać naszymi priorytetami, rzućmy okiem na samą produktywność, bez której to nawet najlepiej zaplanowane działania nie dadzą się zrealizować.

Źródła i materiały uzupełniające

https://www.proofhub.com/
https://reclaim.ai/blog/
https://www.lifehack.org/
https://www.zippia.com/advice/time-management-statistics/
https://inside.6q.io/
https://goremotely.net/blog/productivity-statistics/
Subscribe
Powiadom o
guest

10 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
ProgramistKa
ProgramistKa

Dzięki za poranny newsletter! Jak zwykle świetny artykuł. Moim ogromnym problemem jest prokastynacja, której zupełnie nie mogę się pozbyć. Walczę z tym odkąd tylko pamiętam. Spróbuję skorzystać z Twoich rad

Marek
Marek

Ta odwrócona kolejność to jest po prostu mistrzostwo. Siadam i porządkuję zadania na ten tydzień. Bede testowal.

Hana
Hana
Reply to  Marek

a ja zakochalam sie wrecz w tym podejsciu excelowym. to zmienia po prostu wszystko

Kora
Kora

85% osób przyznaje, że nie wie, jak ustalać priorytety.

Jestem jedną z tych osób. Zdecydowanie zawsze mam z tym problem. Ale ta priorytetyzacja za pomocą odwróconej listy to jest coś co na pewno wypróbuję.

Artur
Artur

Chciałem zapytać się o metodę “excelową”. Dlaczego wysiłek jest ustawiony P > Q > R, a nie R > Q > P? Załóżmy 2 zadania:
ZAP i ZAR. Oba zadania są dosyć priorytetowe (Korzyść długoterminowa, niewykonanie przynosi duże straty).
Z=10, A=-30, co daje nam stan początkowy -20.
Jeżeli zadanie wymaga małego nakładu sił (P) to uzyskujemy wynik -20 + 30 = 10.
Jeżeli zadanie wymaga dużego nakładu sił (R) to uzyskujemy wynik -20 + 10 = -10.
Dlaczego w tym przypadku nie warto skupić się na zadaniu, które wymaga małego nakładu sił i dającego duży rezultat (quick win), a zamiast tego pierwsze powinno być zadanie “duże”?

Pobierz moje darmowe publikacje

Przywództwo w czasach AI Minipodręcznik dla liderów o zarządzaniu kryzysem w epoce maszyn generatywnych

Przywództwo w czasach AI

W tym poradniku znajduje się wiele cennych informacji, które mogą pomóc każdemu nowoczesnemu liderowi radzić sobie z kryzysem. Zawarłem w nim także uniwersalne porady opracowane na podstawie wyników badań dotyczących konfliktów toczonych przez ludzkość od czasów starożytnych do teraźniejszości.

Cyberbezpieczeństwo

Zrozumieć cyberbezpieczeństwo

Zaprezentowane w książce dane rysują krajobraz zagrożeń oraz pokazują, jak dramatycznie zmienił się on w ciągu ostatnich lat. Praktycznie każdy sektor publiczny i prywatny jest pod ciągłym atakiem hakerów, którzy za cel wybrali sobie kradzież danych, okupy lub zakłócanie działalności organizacji czy rządów.

Minipodręcznik przedsiębiorcy

Minipodręcznik przedsiębiorcy

E‑book, dzięki któremu dowiesz się jak zrealizować pomysł na biznes. Zarówno na początku swojej drogi, jak i wtedy gdy wdrażasz nowe rozwiązania w istniejącym przedsiębiorstwie. Metodologię opisaną w książce możesz zastosować w różnych branżach i technologiach. Pokażę Ci jak to zrobić najefektywniej.

Zobacz także
Znane nieznane - Framework do znajdowania przyczyn i skutków problemów
Read more

Framework do rozwiązywania złożonych problemów

Stworzyłem framework do rozwiązywania problemów. Następnie nakarmiłem nim sztuczną inteligencję by sprawdzić, czy da się z niego w prosty sposób korzystać. Wyniki analizy, a także opis całego narzędzia zawarłem w artykule. Opowiadam w nim także o tym, jak odnaleźć to, co jest naprawdę kluczowe do zażegnania kłopotów. Opisuję także jak poznać prawdziwą przyczynę problemu, zwłaszcza gdy jest ona dla nas niewidoczna.